TIPS DAN TRIK MICROSOFT EXCEL

Baca Juga

TIPS DAN TRIK MICROSOFT EXCEL

Excel, program pengolah angka buatan Microsoft yang cukup memusingkan bagi yang tidak terbiasa menggunakannya. Tapi dengan sedikit tips dan trik dapat membantu untuk menggunakan dan mengoperasikan Microsoft Excel. Berikut tips dan trik Microsoft Excell :

1. Mengenal Tipe Data Pada Excel 2000

Sebelum melangkah lebih jauh dengan Excel 2000, ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal tipe-tipe data yang terdapat pada excel itu sendiri.

1. Tipe Data Alpha Numerik / Teks

Adalah tipe data berupa teks seperti huruf (A – Z, a – z), simbol (*, ^, $, %, #, @, dan lain-lain) dan angka (0 – 9) yang tidak akan diproses secara matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel 2000 akan dibuat rata kiri dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu (‘) yang diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpha numeric / teks, maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti : ‘2001

2. Tipe Data Numerik / Angka

Adalah data yang terdiri dari angka (0 – 9), waktu dan tanggal yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan rata kanan oleh Excel 2000.

3. Tipe Data Formula

Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan serta fungsi matematika lainnya. Tipe data ini ini merupakan tipe data yang terpenting dalam Excel 2000, karena akan selalu digunakan dalam pengolahan data.

2. Membuka Lembar Kerja Baru

Membuka lembarkerja baru dapat dilakukan seperti berikut ;

1. Pilih dan klik menu File, New atau tekan Ctrl+N, sehingga muncul kotak dialog membuka lembar kerja.
2. Pada kotak dialog tersebut, klik Tab General dan pilih icon workbook.
3. Klik OK untuk menutup kotak dialog ini.

Disamping cara diatas, kita juga bisa membuka lembar kerja dengan meng-klik Icon New yang terdapat toolbars standar. Cara ini lebih efektif dan cepat dibanding dengan cara diatas.

3. Memilih Baris dan Kolom

Isi suatu kolom dan baris dapat kita sorot/pilih secara keseluruhan dengan meng-klik di huruf kolom atau nomor baris yang diinginkan. Misalkan kita ingin menyorot seluruh isi kolom A, maka cukup dengan meng-klik huruf A yang teletak dibagian atas. Begitu juga halnya dengan baris. Jika ingin memilih lebih dari satu kolom atau baris yang berdekatan dapat dilakukan dengan cara meng-klik awal kolom / baris (jangan dilepas), geser mouse ke akhir kolom/baris yang dipilih, baru dilepas.

4. Menambah Tanggal dan Waktu

Untuk menambah tanggal pada Cell, tekan [Ctrl] sembari menekan Colon / Semicolon. Demikian juga untuk menambahkan waktu, tekan [Ctrl] + [Shift] sambil menekan Colon / Semicolon.

5. Menyimpan Lembar Kerja

Untuk menyimpan lembar kerja, dapat dilakukan dengan cara ;

1. Pilih dan klik menu File, Save, sehingga muncuk kotak dialog penyimpan.
2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.
3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan.
4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.

Setelah melakukan proses diatas, untuk menyimpan selanjutnya dapat dilakukan dengan meng-klik Icon Save yang terdapat pada toolbars standar.

6. Menyimpan Lembar Kerja Dengan Nama Lain

Menyimpan lembar dengan nama lain, biasanya bertujuan untuk membuat duplikat dari lembar kerja, atau ingin membuat lembar kerja baru dengan format yang sama dengan lembar kerja yang akan disimpan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara ;

1. Pilih dan klik menu File, Save As, sehingga muncul kotak dialog Save As.
2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.
3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan.
4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.
1. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikandata, dapat diperbaikinya dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini :

1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.
2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai.
1. Membuka Lembar Kerja yang Telah Ada

Membuka lembar kerja yang telah ada dapat dilakukan dengan cara ;

1. Pilih dan klik menu File, Open atau tekan Ctrl+O sehingga muncul kota dialog membuka file. Dapat juga dilakukan dengan meng-klik Icon Open yang terdapat pada toolbars standar.
2. Pada tombol daftar pilihan Look In, pilih dan klik folder yang dinginkan.
3. Pada kotak isian File Name ketikan nama file yang akan dibuka, atau klik nama file yang terdapat kotak Look In.
4. Klik Open untuk membuka lembar kerja tersebut.
1. Membersihkan Format

Untuk membersihkan format di Excel spreadsheet, sorot Cell yang akan diubah lalu pilih [Edit] [Clear] [Formats].

10. Mengganti Warna Tab

Anda bisa mengganti warna tab di Excel spreadsheet. Klik tab yang akan diwarnai, lantas pilih menu [Format] [Sheet] [Tab Color]. Tentukan warna dan klik [OK].

11. Menyembunyikan Sheet

Anda bisa menyembunyikan Excel worksheet untuk mengurangi lembar yang tampil di layar. Sorot Sheet yang akan disembunyikan lalu pilih [Format] [Sheet] [Hide]. Untuk menampilkan kembali klik [Unhide].

12. Mengganti Nama Sheet
    1. Double klik Sheet yang akan diganti namanya
    2. Tekan tombol DELETE
    3. Ganti dengan nama yang diinginkan
    4. Tekan ENTER
13. Menambah Sheet
    1. Klik kanan sheet yang akan disisipi
    2. Pilih insert, worksheet, OK
14. Menambah / Menyisipkan Column / Kolom
    1. Sorot column yang akan disisipi
    2. Klik kanan, pilih insert
15. Menambah / Menyisipkan Row / Baris
    1. Sorot row / baris yang akan disisipi
    2. Klik kanan, pilih insert
16. Menghapus Column / Row
    1. Sorot column / row yang akan dihapus
    2. Klik kanan, pilih delete column / delete row
17. Memonitor Cell

Gunakan Watch Window untuk memonitor Cell di Workbook lain. Untuk menambahkan Cell ke Watch Window, klik-kanan pada Cell tersebut dan pilih [Add Watch]. Anda bisa mengatur posisi Watch Window di atas atau di bawah toolbar standar Excel.

18. Menambah Quotes

Excel dapat mengenali simbol stock dan fetch stock quotesdengan menggunakan MSN MoneyCentral Investor. Pertama, aktifkan Smart Tags dengan memilih [Tools] [AutoCorrect Options] [Smart Tags]. Pastikan kotak “Label data with smart tags” sudah tercentang dan tekan [OK]. Buka internet dan masukkan simbol stock ke dalam Cell. Sebuah segitiga hijau kecil akan muncul di pojok kanan bawah Cell. Arahkan kursor di atas Cell, lalu klik ikon yang muncul dan pilih “Insert refreshable stock price.” Pilih “On a new sheet” untuk menampilkan quote atau kutipan pada Worksheet lain atau “Starting at cell” untuk menampilkan stock price pada Cell yang sedang Anda buka.

19. Mengubah Secara Bersamaan

Untuk mengganti typeface atau ukuran semua Cell di spreadsheetsecara sekaligus, klik boks yang ada di pojok kiri atas.

20. Mengurutkan Data

Anda bisa mengatur ulang data di spreadsheet dengan mengeklik kotak yang ada di pojok kiri atas. Lantas pilih [Data] [Sort]. Pada jendela Sort, pilih kolom yang akan Anda urutkan dari atas ke bawah atau sebaliknya.

21. Memberi Keterangan pada Data / Memberi Comment
    1. Pilih data yang akan diberi comment
    2. Klik insert, comment
    3. Ketik comment atau keterangan mengenai data tersebut
22. Mengedit / Menghapus Comment
    1. Klik kanan data yang ada commentnya
    2. Pilih Edit Comment untuk mengedit
    3. Atau Delete Comment untuk menghapus comment
23. Pengaturan Kertas
    1. Klik File, Page Setup
    2. Tentukan Orientasi Kertas (Lanscape atau Potrait)
    3. Tentukan Adjust to (Presentasi ukuran teks yang akan di print out)
    4. Tentukan jenis kertas yang digunakan
    5. Klik Print Preview
    6. Klik Margin untuk memunculkan garis tepi margin
    7. Geser garis tesebut sesuai keinginan, ok
    8. Jika ingin di print, klik Print, ok
24. Membuat Header and Footer

Header (catatan kepala) adalah teks yang khusus diletakkan dibagian atas halaman yang selalu tampil pada setiap halamannya. Sedangkan Footer (catatan kaki) kebalikan dari header. Header dan footer ini sering dibuat untuk memberikan keterangan dari naskah yang diketik.

Langkah-langkahmembuat header dan footer :

1. Klik menu View.
2. Pilih dan klik tab Header and Footer sehingga insertion point otomatis berada pada bagian atas dokumen (membuat header).
3. Ketikkan teks yang untuk header sesuai dengan keinginan kita, lalu tekan tanda panah bawah untuk berpindah ke footer.
4. Ketikkan teks untuk footer dan klik ganda diluar kotak header dan footer untuk keluar dari format ini.
1. Memindahkan Penunjuk Cell (Cell Pointer)

Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat table dibawah :

Tombol	Keterangan
← → ↑ ↓	Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas, dan bawah
Tab	Pindah satu sel ke kanan
Enter	Pindah satu sel ke bawah
Shift + Tab	Pindah satu sel ke kiri
Shift + Enter	Pindah satu sel ke atas
Home	Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif
Ctrl + Home	Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End	Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp	Pindah satu layer ke atas
PgDn	Pindah satu layer ke bawah
Alt + PgUp	Pindah satu layer ke kiri
Alt + PgDn	Pindah satu layer ke kanan
Ctrl + PgUp	Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya
Ctrl + PgDn	Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya

26. Memasukkan Data Ke Lembar Kerja

Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :

1. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data
2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan
3. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn
1. Menggunakan Rumus

Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah :

Lambang	Fungsi
+ - * / ^ %	Penjumlahan Pengurangan Perkalian Pembagian Perpangkatan Presentase

Sebelum menggunakan rumus diatas, hendaknya diketika terlebih dahulu tanda = (sama dengan) kemudian baru mengoperasikan lambing rumus tersebut diatas.

28. Mengcopy / Menggandakan Data
    1. Blok data yang akan digandakan
    2. Klik kanan, pilih paste
    3. Letakkan kursor pada sel yang akan ditambahi data
    4. Klik kanan, pilih paste
29. Memindahkan Data
    1. Blok data yang akan dipindahkan
    2. Klik kanan, pilih cut
    3. Letakkan kursor pada sel yang akan ditempati data
    4. Klik kanan, pilih paste
30. Membuat Penomoran
    1. Ketik angka 1 pada sel pertama, ENTER, ketik angka 2
    2. Sorot baris pertama dan kedua
    3. Letakkan kursor pada pojok kanan, pastikan kursor berubah menjadi tanda plus dan geser ke bawah hingga nomor urut yang diinginkan.
31. Membuat Tabel
    1. Sorot data sel yang akan dijadikan table
    2. Klik Format, cells
    3. Pilih Border, tentukan jenis garis yang diinginkan
    4. OK
32. Membuat Nominal Rupiah
    1. Blok data nominal yang akan diberi rupiah
    2. Klik Format, cells
    3. Pilih Accounting, tentukan decimal place-nya, dan pilih symbol Rp. Indonesia. OK
33. Memformat Tanggal
    1. Blok data
    2. Klik Format, Cells
    3. Pilih Date, tentukan type tanggal yang diinginkan, ok.
34. Membuat Range / Blok Sel

Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam grup / kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris), copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dan lain-lain. Dalam kondisi2 seperti ini, anda dapat menggunakan range / blok sel ini untuk memudahkan kerja anda.

Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah.

35. Menghapus Data

Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats.

36. Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill

Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini :

1. Pilih / klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya pilih / klik sel B2.
2. Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January)
3. Pada sel berikutnya (sel dibawah / B3 atau disampingnya / C2) ketik data berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)
4. Sorot / bloklah B2:B3.
5. Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam
6. Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan.
1. Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum
   1. AutoCalculate

Fasilitas AutoCalculate(penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan dengan cepat dan mudah dari data2 yang cukup banyak dalam suatu range tertentu. Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data angka (Sum).

Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :

• Sorot range data yang akan dikalkulasi / hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data seperti dibawah ini.
• Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average (A) untuk menghitung rata2 data.
• Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

2. AutoSum Fungsi

AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (Σ).

Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Σ di toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.

38. Menggunakan Fungsi Statistik

    Fungsi Statistik	Keterangan
    SUM MIN MAX AVERAGE MODUS COUNT COUTIF	Fungsi untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range Fungsi untuk mencari data yang terendah dari sekumpulan data numerik Fungsi untuk mencari data yang terbesar dari sekumpulan data numerik Fungsi untuk mencari rata-rata Fungsi untuk mencari data yang sering muncul Fungsi unfuk menghitung jumlah data dari suatu range yang dipilih Fungsi untuk menjulahkan antara data numeric dan character

39. Membuat Grafik

Untuk membantupenjelasan materi ini, perhatikan tabel berikut ini :

Langkah-langkahmembuat grafik ;

1. Sorotlah range data yang akan dibuat grafik (mencakup judul baris dan judul kolom). Sebagai contoh, sorotlah range B6:G11.
2. K
   lik icon Chart Wizard, maka kotak dialog Chart Wizard-Step 1 0f 4, akan ditampilkan seperti berikut ;
3. Pada daftar Chart type, pilih model grafik yang diinginkan dan pada Chart sub-type pilih model tampilan yang diinginkan. Untuk melihat tampilan grafik sementara, anda dapat meng-klik tombol Press and Hold to view sample tanpa melepaskan penekanan tombol mouse. Jika kurang puas dengan tampilan tersebut, kita juga dapat memilih model lain, dengan meng-klik Custom Type. Untuk contoh pilihlah model Column dengan sub tipe yang terakhir(urutan ketujuh).
4. Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 2 of 4

Isilah tab data range dengan meng-klik tombol pemilihan data yang terletak sebelah kanan kotak ini. Karena kita telah menyorot range data tersebut, maka otomatis akan ditampilkan. Kita tinggal memilih jenis Series in, apakah baris atau kolom. Dalam hal ini kita memilih baris. Kita juga diberi kebebasan untuk memilih model yang digunakan dengan meng-klik tab Series.

5. Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 3 of 4 – Chart Options, ditampilkan seperti berikut ;

1. Tab Titles digunakan untuk membuat judul grafik, dimana

• Chart Title, diisi dengan judul tabel
• Category (X) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu X
• Series (Y) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Y
• Value (Z) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Z

7. Tab Axes digunakan untuk mengatur judul sumbu (axis), kita dapat mengatur apakah judul sumbu category (X)axis, series (Y) axis dan Value (Z) axis akan ditampilkan atau tidak. Jika ingin ditampilkan, ceklislah sumbu tersebut.
8. Tab Gridlines digunakan untuk mengatur tampilan garis skala pembantu (grid) pada sumbu X, Y dan Z dengan pilihan mayor gridlines (jarak antar garis agak lebar) dan minor gridlines (jarak antar garis dekat). Ceklislah pada sumbu yang diinginkan untuk menampilkannya.
9. Tab Legend digunakan untuk mengatur tampilan legend dari grafik.Tandailah option Show Legend untuk menampilkan legend dan tentukan posisi legend pada option Placement apakah di bawah (bottom), pojok (corner), atas (top), kanan (right) atau disebelah kiri (left)
10. Tab Data Labels digunakan untuk mengatur penempatan label data pada grafik. Label data ini berupa teks, nilai data, atau tidak ada sama sekali, tergantung kebutuhan kita masing-masing.
11. Tab Data Table digunakan untuk mengatur apakah ingin menampilkan data tabel atau tidak pada bagian bawah grafik.
12. Klik tombol Next untuk melangkah ketahap akhir pembuatan grafik ini, yaitu Chart Wizard – Step 4 of 4 - Chart Location. Lihat gambar berikut ;

0. 

Pada kotak dialog ini terdapat dua pilihan yaitu;

• As new sheet, jika ingin menampilkan grafik pada lembar kerja yang baru (terpisah dengan data) tapi tetap dalam buku kerja yang sama, atau
• As object in, jika ingin menempatkan grafik pada lembar kerja data secara bersamaan atau berdampingan.

13. Klik Finish untuk menutup jendela ini.

• Twitter
• Facebook
• Google
• Tumblr
• Pinterest

Artikel Lainnya